仕事の「すり合わせ」って?

仕事というのは、
一人でできるものではなく
チームで、または組織で行うものですよね。

わかっちゃいるけど、こんなことってありませんか?

　「あれ? なぜ、それ、勝手に進めちゃったの?」

　「あれ? そんなこと分かってなかったの?」

　「あれ? なぜ、それを先にやって、大事なことが後回しなの?」

上司の立場では、

　「部下がびっくりすることをしているのに急に気づいて、愕然とする」

そんなことってありませんか?　(私もあります)

なぜ、こういう食い違い、
すれ違いが起きるのでしょうか。

よく「仕事の内容をすり合せる」と言いますが、では、この「内容」って具体的には何でしょうか?

あなたは、すり合わせる内容を明確化していますか? これ、結構、不明確なんですよね。

だから、せっかく時間をとってミーティングしても、結局、すり合わせはできていない。

そこで、今日は、上司と部下がすり合わせるべき仕事の内容のポイントについて少しヒントを書きたいと思います。

仕事の内容をすり合わせる際のポイント

PDCAという言葉はご存知かと思います。

　Plan　Do　Check　Act

の頭文字。仕事を進めるときは、必ず「PDCAを回せ」と習ったのではないでしょうか。
では、「すり合わせ」はいつ行うかというと、Planのときですよね。
では、Planは何をするかというと・・・

　1.　ゴール状態の共有
　2.　タスクの洗い出し
　3.　工数の洗い出し
　4.　優先順位と役割の決定

こんなところでしょう。
ところが、ミーティングでのすり合わせ時に、これがきちんとできているかというと、ほぼできていないのではないでしょうか。

なんとなく話しあって、お互いに思いついたことを言い合って、

　「そういうことで、まあ、あとはよろしく」

みたいになっていると、これは・・・。

まず、上記4つをしっかりと共有しましょう。
中でも、1の「ゴール状態の共有」は、難しいですよね。

これは、どうやって行いますか?

一つの回答としては、QCDのイメージを持つのが良いと思います。

　・Quality(品質)
　・Cost(コスト)
　・Delivery(納期)

です。この三つは、実はトレードオフの関係になっています。

　品質を高めようとすると、コストや納期が追いつかない。
　納期を早めようとすると、コストがかかったり品質が下がる。

ですので、このトレードオフの関係の三つを、どういったバランスで落ち着かせるべきか、また、そのバランスを判断する際の軸は何か、などをすり合わせて共有しないとならないのです。

特に判断軸のすり合わせは、個別の事例によって異なるので、難しいところなのではないでしょうか。

これを解決するためには、Checkを大事にすると良いでしょう。

Planのときに、完全に判断軸まで共有できるかというと、それは難しいでしょう。ですので、Checkのときに、個別に共有し、徐々に、チームの中で、または上司と部下との間で、判断軸が共有されるようにする。

こんな風に進めるのが、現実的ではないかと思います。

さて、ヒントになりましたでしょうか。
あなたの職場でも、「すり合わせ」やってみてくださいね。

会話が苦しい時にどうすればいい?

最近、「会話」ができないと思っている人が増えているらしいですね。

今年、「雑談」に関する本が非常に売れたのも、多くの人たちが持っている「会話が苦しい」という気持ちの表れかもしれません。

人との話をあえて分類するならば・・・

 「会話」は、特に目的を持たない、ただのおしゃべり。
 「議論」は、白黒を早くつけようとする話し合い。
 「対話」は、お互いの話を聴き、意味を共有し、理解しあいながら、新しいものを生み出していく話し合い。

つまり、「会話が苦しい」というのは、「目的を持たないただのおしゃべり」ができないということ。これって、どういうことなのでしょうか?

「会話なんて、気軽にするものだから、特別難しくないじゃない」とも言えるのですが、ちょっと考えてみると、確かに「会話ができずに困る」ということはありますよね。私にも経験があります。

そんな時、どんな気持ちになっているかと言うと・・・

　「こんなこと言ったら、場違いなんじゃないだろうか」
　「みんなの話していることの意味が、イマイチわからない」
　「話の輪に入りたいけど、なんとなくテンションが違うなあ」

こんな感じではないでしょうか。
そして、さらには・・・

　「場に馴染めないし、このグループとはつきあっていけないな」
　「理解してもらえそうにないな、ここからは距離を置こう」
　「疲れちゃうな、もう帰りたい」

となってしまうのではないでしょうか。
これは深刻ですよね。会話ができないと、人間関係が築けない状況に陥るということなのです。

実は、「会話ができる」ということは、人間関係の土台を築く上で、とても大事な事。これができないと、仕事などにも悪影響を及ぼしてしまいます。

そこで、こんな「会話が苦しい」時の対応策を、ちょっと考えてみました。

アクションラーニング解説2. 素直な質問が「ひらめき」を起こす

前回は、アクションラーニングという手法を使うと複雑な問題が解決できるということをお話ししました。問題を抱えている人の「思い込み」がはずれることで、問題解決するのだということでしたね。

人間は、自分の心を守るために「思い込み」を抱えるのでしょうね。

　「この仕事は自分でどうにかしなきゃならないけど、どうにもしようがない」

こんな「思い込み」を抱えている人がそれを手放すためには、普通、少し痛みが伴うものです。

　「誰かに相談しても助けてもらえないかもしれない」

そんな風に思うと、相談するのが怖くなり、ますます、「自分でどうにかしなきゃ」と思い込むようになります。助けてもらえなかった時の失望感とか、拒絶されたような感覚が怖いのですよね。傷つきたくないから、相談できない。つまり、やはり自分の心を守るために「思い込み」を抱えているのです。

けれど、アクションラーニングを使うと、傷つくことなく、思い込みがはずれることがあります。なぜそんなことが起きるのか、順にご説明したいと思います。