相談下手な人のための相談術No.5「相談のポイントを押さえる」

相談下手な人が、もっと上手に相談できるようになるために、今日は、押さえるべき「相談のポイント」についてお話ししたいと思います。

仕事というのは、自分の考える仕事の方向性と上司の考える仕事の方向性とが、一致していなければ、成り立ちません。

ですので、相談も、上司との「認識の一致」を作るための一つのコミュニケーションなのです。

では、どういった点で「認識の一致」を作れば良いか、あなたは分かっていますか?

QCDバランスについての認識を一致させる

仕事のゴールイメージ、仕上がりイメージを上司と共有する。これは、仕事を成功させる上で非常に大事なことですね。

ですが、ゴールイメージを共有したのにもかかわらず、仕上がり状態のイメージがズレていて、上司から怒られてしまったなんてことはありませんか?

それは、ゴールイメージを共有する際に押さえるべきポイントを外していたからなのです。

ゴールイメージを共有する際に、絶対に押さえなくてはならないのは、「QCDバランス」です。

QCDというのは、よく製造業などで使われている言葉で、

Quality(品質)
Cost(コスト)
Delivery(納期)

の頭文字です。
仕事を仕上げる時に、品質、コスト、納期を明確にすることで、どのような状態に仕上げれば良いのかイメージがしやすくなります。

ところが、この3つは、同時にすべてを良いものにしようと思うと非常に難しく、品質を上げようとすればコストがかさんだり、納期が遅れたりします。また、納期を急ぐと品質が低下したり、コストが膨らんだりなどということもあります。

つまり、QCDはお互いにトレードオフの関係にあるということです。

ですので、QCDは、その相互のバランスをどのようなものにするかについてを、上司と共有しておかなくてはならないのです。

ところが、このバランスというのはとても曖昧で、共有しにくいものでもあります。どこまで品質を高めるべきなのか、コストをかけてまでなのか、それともコストを押さえておくほうが優先度が高いのか、これを最初から決めておくのは非常に大変です。

最終的には、すり合わせつつということになり、だからこそ「相談」が必要なのです。

まず、自分が考えるQCDバランスは、なぜこうなったのか、説明できるように考えておくべきでしょう。

たとえば、「今回のお客様は非常に大切な方なので、少しコストを上げてでも品質を高めておいたほうがいいと考えた。けれど納期はしっかりと守り、少し早めにお届けすべきと考えた」といった具合です。

この時、あまりにも自分勝手に思い込んで決めてしまうと、上司とのズレを埋めにくくしてしまいます。ですので、QCDのバランスが、あまりにも偏ったものにならないように考えておくべきでしょう。また、なるべく早く、先手先手で上司に相談し、自分の考えるQCDバランスが適切であるかを確認しましょう。

QCDバランスの共有には原則を理解すること

新しい会社に入ったばかりだったり、部署異動したばかりといった時は、上司や先輩たちと価値観の共有ができていません。そのために、自分で考えたQCDバランスが、上司の考えるものとまったく違ってしまうということも起きがちです。

これはある程度仕方のないことです。その会社や組織が重視している「原則」について、あなたはまだよく知らないのです。

この「原則」というのは会社によって異なります。たとえば「とにかくスピード重視」という会社もあるでしょうし、「お客様にはとにかく丁寧に対応する」という会社もあります。その原則はその会社の取り組んでいる事業の特性でもあるのです。

ですので、どうも先輩や上司と考えが合わないと思ったら、あなたの組織が重視している「原則」は何なのかについて、理解するように努めると良いでしょう。わからなければ、上司や先輩に聞いてみるのも良いです。

その時のキーフレーズは

「何かを判断する時に指針となる考え方、当社ならではの考え方のようなものがあったら、教えてもらえませんか」

「今、うちの部署では、何かを判断する際の判断軸として、どんなものを重視すべきでしょうか」

といった感じでしょう。

優秀な上司であればパッと答えてくれるでしょう。

けれど、多くの場合、上司もすぐには答えられないかもしれません。それでも、上司を馬鹿にしたりせずに、辛抱強く、話を聞くようにしましょう。たとえ言語化できないとしても、上司の中にもさまざまな経験知があるはずです。ちょっとした上司の言葉の中に、いろいろなヒントが隠されていると思って、粘り強く聞いていくと良いでしょう。

上司や先輩と一緒に過ごすことで相手を理解する

最近は、日本企業もだんだん変化してきて、就業時間後に社員同士が交流する場面が減ってきているかもしれません。特に若い人たちの中には、仕事が終わってまで会社の人と一緒に過ごすのは嫌だと考えている人もいるかもしれないですね。

ですが、やはり、人間というのは共に過ごした時間の長さによって、相手を理解することができるようになるというのも事実です。良い上司、良い先輩に恵まれればそれに越したことはないのですが、そうではないこともあるでしょう。

そんな時、ほんの少し歩み寄ってみてはどうでしょうか。ちょっと嫌だなと思っても、一緒に食事に行ったりして、仕事に対する考え方を聞いてみてはどうでしょうか。

普段は話しにくいことでも、オフの場になった時には話してくれる人もいるかもしれません。

仕事の基本というのは、「提供される側の立場に立って物事を考える」ということでもあります。自分を大切にするのはもちろん大事ですが、周囲の人たちの立場に立って考える時間を、あなたもぜひ取ってみてください。